Gestécnica: o parceiro ideal para as empresas que pretendem soluções inovadoras

Informáticos “verdes”: este poderia ser o nome escolhido para Jorge Metelo e Bruno Matias, parceiros na Gestécnica. Entre muitos programas e projetos ambos desenvolveram uma estratégia para implementar em Portugal uma plataforma que permite gerir as despesas dos colaboradores, de forma prática e eficiente. A eliminação da utilização de papel nas empresas permite reduzir custos na organização, obtém-se uma maior segurança da informação e maior preservação do meio ambiente. Esse é o foco da APP desenvolvida pela Captio e comercializada em Portugal por ambos. Uma APP queé a solução simples e prática de qualquer colaborador para registar despesas, independentemente dadimensão da empresa e do local físico onde estão.

ExKlusiva (E) - São duas pessoas ligadas à área da “informática” e completamente apaixonadas pelo que fazem. Como começou a carreira profissional?

Jorge Metelo (JM) - Eu sou informático de formação e, desde 1995, que trabalho em novas tecnologias. Passei por várias empresas de vários setores desde a Indústria Farmacêutica, Indústria Automóvel e grande distribuição. Em 2002 iniciei a minha atividade por conta própria como freelancer e consultor de informática. Tive que encontrar o meu verdadeiro lema de vida – impossíveis não existem - se alguma situação mais desafiante apareceu foi para ser ultrapassada com sucesso, só tenho de procurar a forma correta de o fazer.

E - O “bichinho” da programação esteve sempre lá?

Bruno Matias (BM) - Sim, desde muito novo que, com recurso a livros de programação, passava hora a criar pequenos jogos no computador, desenvolvendo depois alguns desafios e estratégias diferentes. Mais tarde, a base académica passou por um curso de Matemáticas Aplicadas à informática. Efetuei o estágio do curso superior ligado às tecnologias de informação da maior operadora de telecomunicações em Portugal, na área de faturação. Passei depois, por outras operadoras de telecomunicações, onde estive sempre envolvido em desenvolvimento de projetos ligados ao CRM e à gestão de serviços, com tarefas de gestão de equipa, análise de requisitos e programação. Aliando a dedicação e o gosto pelo desenvolvimento de software, consegui integrar equipas em vários países do mundo cujo objetivo era encontrar a melhor solução para as necessidades dos clientes. Como sempre fui muito empreendedor, em paralelo, a Gestécnica foi crescendo na área do software do retalho, com a implementação de soluções SAGE.

E - A Gestécnica está no mercado há mais de 20 anos. Qual é a missão da empresa?

BM - O foco da Gestécnica é ajudar os empresários, nas necessidades informáticas que têm, de forma a gerirem melhor o seu negócio. Desta forma, procuramos soluções diferenciadoras no mercado nacional e estrangeiro, como o CAPTIO, que permitem que os colaboradores se foquem no que é realmente importante: o negócio da empresa! O que realmente gostamos de fazer é desenvolvimentos que permitam aos clientes sincronizar a informação que têm espalhada por diferentes softwares, cada um necessário na sua área de trabalho e com a sua especialização, reunindo a informação de forma a ser facilmente interpretada por quem dela necessita, sem recurso a formulas ou folhas de Excel, que levam horas a preparar. Nos dias de hoje, o mais importante é tomar uma decisão no momento certo. Isto só é possível, se a informação estiver disponível e processada no formato correto.

E - Quais são os principais serviços da Gestécnica?

JM - A Gestécnica dedica-se à implementação e desenvolvimento de software que vão de encontro às necessidades dos clientes. A parceria com a Sage, com início no ano 2000, mantém-se atualmente, sobre todo o portfolio SAGE; por outro lado, temos o desenvolvimento de software à medida para suprimir as necessidades específicas das empresas. A integração de sistemas é a nossa grande mais-valia. Cada software que uma empresa adquire é especializado na sua tarefa, havendo uma grande redução de tarefas redundantes e tempo dos recursos, quando os interligamos. A plataforma de gestão de despesas e a plataforma de gestão de cartões de crédito são dois serviços que estamos a apostar cada vez mais, uma vez que ambos se revelam de grande utilidade para as empresas, principalmente nesta fase em que há uma distância física forçada entre os colaboradores e a empresa. Outra área de aposta atualmente, é a plataforma de assinaturas digitais, onde já temos a integração com os principais softwares de gestão do mercado e, podemos efetuar a integração com qualquer outro software já existente em cada empresa. Temos também alguns desenvolvimentos específicos para determinados clientes e áreas de negócio, sendo o foco sempre a automatização de processos. Entre os desenvolvimentos já implementados, destaco: - GesDocs, uma plataforma onde permite agregar todo o tipo de despesa alocada a um colaborador, de forma a retirar mapas, seja por colaborador ou despesa. Tem por input também a informação recolhida no CAPTIO, e informação relativa a telecomunicações, portagens, entre outras, em qualquer formato; exporta depois a informação consolidada para qualquer sistema externo. - Pedido de compra, uma plataforma onde são registadas as intenções de compra numa empresa, seguindo um workflow de aprovações, passando pela gestão de pedido de orçamento a fornecedores, gestão de encomendas a fornecedores, receção de encomenda e registo de documentação. - Tools4Acc, é a nossa mais recente plataforma, destinada a gabinetes de contabilidade. - Percebemos que os gabinetes de contabilidade despendem muito tempo em lançamentos, cuja informação já é informatizada, mas não se encontra no formato certo. Esta plataforma permite, transformar informação existente, em input com o formato específico que o gabinete necessita para não ter de efetuar lançamentos manuais e, sem ter de alterar o software com que já funcionam.

E - Para cada um dos serviços que disponibilizam, associam-se a parceiros de referência. Como os selecionam?

BM - A excelência é o nosso standard! Todos os serviços que prestamos têm como objetivo satisfazer as necessidades do cliente e por isso procuramos sempre adaptar o melhor serviço a cada necessidade. As parcerias que estabelecemos são escolhidas com base em soluções diferenciadoras e, como muitos destes parceiros são internacionais, procuramos aquele que se adapta melhor ao mercado português. Não só pelo preço final para o cliente, como pela capacidade de resposta, mas acima de tudo pelo apoio que nos dão enquanto parceiros, é fundamental termos uma resposta rápida para podermos ajudar os nossos clientes também de forma rápida.

E - Que garantias são asseguradas pelos parceiros?

JM - Em termos de negócio, o recurso mais importante numa empresa é a informação existente – os dados, sejam eles relativos aos colaboradores, produtos, clientes ou vendas. Desta forma os parceiros, têm de nos garantir segurança nos dados arquivados nos seus servidores, sempre que a solução é em Cloud. Este é o ponto principal! Temos também a exigência de garantia de que cumprem a lei em termos de disponibilização do arquivo de dados. Ou seja, as soluções com as quais trabalhamos têm um enquadramento legal
que deve ser cumprido e, estes parceiros, têm de estar em concordância com a lei portuguesa. Como por exemplo no caso das despesas, o arquivo está acessível por 10 anos, de forma ágil e segura, estando os servidores utilizados com tecnologia da Microsoft Azure, situada na Irlanda (país da UE).

E - Com o parceiro, CAPTIO, estão a trabalhar uma área que pode ser muito útil às empresas: a gestão de despesas dos colaboradores. Pode descrever este serviço?

BM - A gestão de despesas em todas as empresas é uma tarefa morosa e sem valor acrescentado para o core business da mesma. Ou seja, tem de ser feito, mas não tem qualquer benefício para a empresa. É aqui que nós entramos, quando nos questionaram se existia uma forma de podermos reduzir o tempo de cada pessoa no tratamento das despesas dos colaboradores da empresa e, ao mesmo tempo dar visibilidade dessas despesas dentro empresa? Foi assim que encontrámos a plataforma Captio. Com esta APP, em qualquer smartphone, é possível tirar uma foto um documento, onde é reconhecido automaticamente os principais campos da fatura (Data, Valor, Nome fornecedor, NIF, Nº documento, …), é solicitamos a aprovação da despesa aos superiores hierárquicos (definidos pela empresa, ou em sincronia com os sistemas existentes na empresa) e, no fim integramos essa despesa no software de contabilidade, software de recursos humanos e/ou ERP sem necessidade do papelfísico original ter de acompanhar este processo, porque existe uma cópia digital para o efeito.

E - Habitualmente as despesas do colaborador são tratadas de forma manual. Quais são as mais valias da APP?

JM - É uma APP que pode ser instalada num Smartphone ou Tablet, desde a captura da fatura através de uma foto, passar por todos os níveis de aprovação e no final do processo integrar no ERP ou software de contabilidade ou software de recursos humanos ou outro qualquer, sem a utilização de papel. Este é o funcionamento da APP, no entanto esta permite muito mais para além da facilidade do registo de despesas. Permite uma otimização dos recursos quer sejam os recursos humanos porque reduzem o tempo investido no processo de gestão das despesas, quer sejam nos recursos financeiros porque traz visibilidade das despesas de cada colaborador e com esta visibilidade reduz a fraude interna. Em Espanha foi feita uma análise a um milhão de registos e identificou- se que existia uma fraude interna de 10%. Este número era quase o dobro nas empresas mais pequenas. Em resumo esta APP permite o colaborador investir menos tempo no registo das despesas, reduz o tempo de aprovação sendo possível efetuar o pagamento mais rápido aos colaboradores e ainda nos dá visibilidade sobre as despesas efetuadas permitindo reduzir a fraude logo reduzindo os custos existentes.

E - A APP tem alguma ferramenta que a ligue, por exemplo, à parte bancária da empresa?

BM - O objetivo da APP é otimizar os recursos. Uma das opções que esta ferramenta nos dá é a reconciliação bancária onde carregando o extrato do cartão de crédito ou débito dos colaboradores é possível efetuar a reconciliação com as despesas efetuadas através da APP. No entanto temos uma outra solução, integrada nativamente na gestão de despesas, que é a plataforma de cartões de crédito. Esta plataforma permite a empresas criar os seus próprios cartões de crédito para os seus colaboradores sem necessidade de recorrer a uma entidade bancária para o fazer. Esta plataforma permite gerir plafonds, por colaborador ou tipo de despesa, podendo ser utilizada em toda a rede internacional VISA. As despesas pagas com estes cartões (virtuais ou físicos), quando registadas as despesas pela foto, ficam automaticamente reconciliadas, havendo a possibilidade de integração com os sistemas existentes para contabilização e controlo na empresa.

E - A APP destina-se a empresas de que dimensão e de que setores?

BM - A APP de gestão integrada de despesas é destinada a todas as empresas que tenham despesas com os colaboradores. Diria que todas as empresas existentes têm necessidade de uma APP destas para poderem gerir melhor as suas despesas.
No entanto tendo em conta o investimento a realizar, o fator custo-benefício é mais acentuado em empresas que tenham no mínimo 10 colaboradores a apresentar despesas mensalmente.